Telefonsamtal: inspelning som bevis på bildande av kontrakt? CNIL svarar

Många yrkesverksamma vill behålla inspelningen av ett telefonsamtal, och anser att detta utgör ett bevis på ett kontrakt, även utan skriftlig bekräftelse.

Frågan är dock inte alltid självklar. Så, är denna praxis laglig? Vilka är villkoren som ska respekteras och gällande regler? National Commission for Computing and Liberties levererar sina svar.

Inspelning är tillåten så länge den utgör den enda bevislösningen

Ur juridisk synvinkel är det tillåtet att spela in ett telefonsamtal som bevis för bildandet av ett avtal. Varje organisation eller företag som vill göra det måste dock i sin egenskap av personuppgiftsansvarig bevisa att detta är det enda sättet att bevisa att ett avtal har slutits med den registrerade. Avtal som kan ingås muntligt och sådana som kräver skriftlig bekräftelse bör därför inte blandas ihop.

CNIL säger till oss att registrering måste vara nödvändig. Vissa kontrakt faller inom ramen för en muntlig prenumeration. ” Endast samtal som avser ingående av avtal per telefon får spelas in “, förklarar datakonstapeln. Det innebär att den teleoperatör du har i telefon endast kan spela in samtalet om samtalsämnet tydligt avser ingåendet av kontraktet och om det utgör det enda sättet att bevisa att det finns ett avtal.

Det finns fall där vissa myndigheter, såsom generaldirektoratet för konkurrens, konsumentfrågor och bedrägeriförebyggande (DGCCRF) eller Financial Markets Authority (AMF), utför kontroller av de skyldigheter som teleoperatörer måste respektera. . Detta är till exempel fallet när du genomför en transaktion med en leverantör av investeringstjänster, eller när försäkringsdistributörer utför bearbetning. Myndigheterna vill säkerställa att skyldigheterna i fråga om kundinformation respekteras väl.

Enkla regler att följa för att skydda människorna i andra änden av linjen

Det finns tydliga regler som hjälper till att skydda kunder, användare, leverantörer eller potentiella kunder. Först måste de personer som berörs av registreringen informeras ” på ett kortfattat, transparent, begripligt och lättillgängligt sätt, i tydliga och enkla ordalag hur uppgifter om honom behandlas.

För att följa GDPR måste teleoperatören således ange det syfte som eftersträvas med telefonsamtalet, identiteten på den personuppgiftsansvarige, förekomsten av behandlingen, lagringsperioden för uppgifter och annat såsom förfarandena för att utöva rättigheterna tillgång och rättelse . Ett muntligt omnämnande av dessa element är absolut nödvändigt. CNIL rekommenderar också en hänvisning till en webbplats, av typen “juridiska meddelanden”.

Dessutom måste tjänsten eller operatören se till att säkra samtalspartnerns personuppgifter, men också begränsa lagringstiden för inspelningarna. Preskriptionstiden är fem år.

Och för bankuppgifter, registrering eller inte?

Insamlingen av bankuppgifter är en känslig punkt. Genom att prenumerera på ett kontrakt eller boka en vistelse per telefon, kan det råka kommunicera numret på hans kort, dess utgångsdatum och det visuella kryptogrammet. Dessa känsliga uppgifter registreras sedan som en del av telefonsamtalet.

CNIL påminner om att registreringen av dessa uppgifter inte är nödvändig för att betalningen ska kunna genomföras korrekt. Den rekommenderar därför att en anordning för att tillfälligt avbryta inspelningen sätts upp överallt och erbjuds konsumenten, så att dennes bankuppgifter inte sparas tillsammans med inspelningen.

Källa: CNIL