Så här spårar du ändringar i Google Dokument

Google Dokument(Google Docs) är en del av Cloud Toolkit Google att förbättra prestandan. Detta gör det enkelt att samarbeta i dokument och dela dem med andra. Vi kommer att visa dig hur du spårar ändringar i Dokument(Dokument) så att du kan se vad som har ändrats i den senaste versionen.

Skillnad från spårning(Skillnad) förändringar Ord(Spår)

Microsoft Word samarbete kring dokument sker sekventiellt. En person aktiverar Spåra ändringar, arbetar med dokumentet, avslutar redigeringen och skickar dokumentet till nästa person för granskning. Den här personen kan se spårade ändringar och göra ändringar och på så sätt skapa flera versioner av samma dokument.

Google Dokument det finns inga flera versioner av ett dokument, det finns bara en kopia i molnet, som kan redigeras av flera användare samtidigt.

För andra skillnader, kolla in Google Docs vs Microsoft Word – Vad är skillnaderna?

Glöm inte att dela ditt dokument

Om du vill spåra ändringar i ett dokument Google(Google Doc) För att en annan person ska kunna se dem måste du dela dokumentet med den personen.

Så här delar du ett dokument med en annan person:

  1. Klicka på knappen Dela med sig(Dela)” i det övre högra hörnet av dokumentet Google(Google Doc) .

  1. Stiga på E-postadress(e-postadress) till personen i avsnittet Lägg till personer och grupper(Lägg till personer och grupper) .

  1. När du har lagt till en lista över personer väljer du deras roll i rullgardinsmenyn till höger(rullgardinsmenyn till höger) .

  1. Installera(Markera) eller avmarkera rutan som meddelar dem att du har delat dokumentet.

  1. Om det behövs, skriv(Skriv) en förklarande anteckning.
  1. Välj Skicka(Skicka) .

Kontrollera dokumentändringshistorik

Google docs store(Google Docs) Dokumentets historik sedan det skapades. Så även om du glömt eller inte visste hur du spårar ändringar i ditt dokument Google(Google Doc) kan du alltid hitta dem med hjälp av dokumentets versionshistorik:

  1. Öppna din Google doc(Google Doc) .
  2. Välj Arkiv > Versionshistorik > Se versionshistorik .

  1. I den högra rutan ser du tid, datum och författare för varje granskningssession för detta dokument. Du kan klicka på någon av dem och se ändringarna som gjorts av varje redaktör.
  1. Genom att klicka på de tre vertikala prickarna på en automatiskt skapad version kan du ge den specifika versionen ett namn eller skapa en kopia som en ny fristående. Google Dokument(Google Doc) .

  1. Du kan också återställa dokumentet till valfri tidigare version om någon har gjort destruktiva ändringar i texten.

Använd förslagsläge

Förslagsläget är den närmaste ändringsspårningsfunktionen du hittar i Google Dokument(Google Dokument) . Detta är mest användbart när du har blivit inbjuden att redigera ett dokument skrivet av någon annan.

När du använder förslagsläge:

  • Du kommer att se ändringarna som gjorts av den andra färgen.
  • Du kommer också att se dessa ändringar som kommentarer till höger. dokumentera(Dok.) .
  • Du och andra redaktörer kan chatta om individuella ändringar av dessa kommentarsbubblor.
  • När du godkänner en ändring, markera helt enkelt rutan för att acceptera den, eller välj X för att avvisa den.

Här är ett exempel på hur det ser ut:

Att aktivera förslagsläge är mycket enkelt:

  1. Välj rullgardinsmenyn från pennikon(pennikon) .

  1. Välj “Mening”(Föreslår) eller tryck på den här gröna genvägsknappen när du håller muspekaren över sidan.

Du är nu redo att göra ändringar i dokumentet utan att permanent ändra texten.

Lämna kommentarer för andra användare

Förutom automatiska förslag kan du också lämna kommentarer till andra redaktörer och författare för att ge dina förslag mer sammanhang.

För att lämna en kommentar:

  1. Öppna Google doc(Google Doc) .
  1. Markera(Markera) texten du vill kommentera, eller placera markören där du vill kommentera.
  1. Välj ” infoga > kommentera ” eller använd den blå “+”-etiketten som visas till höger på sidan när du håller muspekaren över den.

  1. Skriv en kommentar och klicka på ” Kommentar “.(Kommentar)

Kom ihåg(Kom ihåg) att du kan tagga andra redigerare med @-symbolen. Du kan också använda livechattfunktionen om andra författare är online samtidigt som du.

Ladda ner dokumentet som en Word-fil

Du kan konvertera förslag till spårade ändringar genom att ladda upp Google doc(Google Doc) som ett dokument Ord . När den öppnas in Ord förslag kommer att visas som spårade ändringar med alla kommentarer sparade. Så här gör du:

Välj Arkiv > Ladda ner > Microsoft Word .

Notera(Notera:) . Det laddade dokumentet är nu oberoende av dokumentet Google(Google Doc) i molnet. Eventuella ändringar som görs i detta dokument kommer inte att återspeglas i molnversionen. Om du vill dela dokumentredigeringar Ord du måste ladda ner den som ny Google doc(Google Doc) och dela det från grunden.

Vi rekommenderar inte redigering Ord och Dokumenten(Dokument) på detta sätt, eftersom det kan ta lång tid, leda till formateringsproblem och leda till förvirring. Ett bra alternativ är att använda Microsoft 365, som innehåller liknande molnfunktioner och samarbete.

Tappa aldrig spåret igen

Nu kan du spåra ändringar och dela dem Google Dokument(Google Dokument) . Bara(Bara) glöm inte att dela den här artikeln med andra redaktörer som arbetar med dig på dokumentet, eftersom de alla borde aktivera förslagsläget oberoende av varandra.

Google Dokument är en del av Googles svit med molnbaserade produktivitetsverktyg. Det gör det enkelt att samarbeta i dokument och dela dem med andra. Vi hur du spårar ändringar i Dokument så att du kan se vad som är annorlunda i den senaste versionen.

Skillnaden med Words spårändringar

I Microsoft Word sker dokumentsamarbete seriellt. En person aktiverar “Spåra ändringar”, arbetar med ett dokument, avslutar redigeringen och skickar dokumentet till nästa person för granskning. Den personen kan granska de spårade ändringarna och göra ändringar och på så sätt skapa flera versioner av samma dokument.

I Google Dokument finns det inte flera versioner av ett dokument, bara en enda kopia i molnet, som kan redigeras samtidigt av flera användare.

Om du vill veta andra skillnader, kolla in Google Docs vs. Microsoft Word – Vad är skillnaderna?

Kom ihåg att dela ditt dokument

Om du vill spåra ändringar i ett Google-dokument så att en annan person kan granska dem måste du dela dokumentet med den personen.

Så här delar du ett dokument med en annan person:

  1. Välj dela med sig knappen längst upp till höger i Google Dokument.

  1. Skriv e-postadress av personen under Lägg till personer och grupper.

  1. När du har lagt till listan över personer väljer du deras roll i höger rullgardinsmeny.

  1. Markera eller avmarkera rutan som meddelar dem att du har delat dokumentet.

  1. Skriv en förklarande anteckning om det behövs.
  1. Välj skicka.

Kontrollera dokumentets revisionshistorik

Google Dokument sparar ett dokuments historik från det att det skapades. Så även om du glömmer eller inte visste hur du spårar ändringar i ditt Google-dokument, kan du alltid slå upp dem med hjälp av dokumentets versionshistorik:

  1. Öppna din Google Dokument.
  2. Välj Arkiv > Versionshistorik > Se versionshistorik.

  1. I den högra rutan ser du tid, datum och författare för varje revisionssession för det dokumentet. Du kan klicka på någon av dessa och se ändringarna som gjorts av varje redaktör.
  1. Genom att klicka på de tre vertikala prickarna på alla automatiskt skapade versioner kan du välja att ge en viss version ett namn eller att göra en kopia som ett nytt separat Google-dokument.

  1. Du kan också återställa dokumentet till valfri tidigare version om någon gjort destruktiva redigeringar av texten.

Använd förslagsläge

Föreslå läge är den funktion som ligger närmast för att spåra ändringar som du hittar i Google Dokument. Detta är mest användbart när du har blivit inbjuden att redigera ett dokument skrivet av någon annan.

När du använder förslagsläget:

  • Du kommer att se ändringar gjorda i en annan färg.
  • Du kommer också att se dessa ändringar sammanfattade som kommentarer till höger i dokumentet.
  • Du och andra redaktörer kan utbyta chattmeddelanden över individuella ändringar i dessa kommentarsbubblor.
  • När du har kommit överens om en ändring, markera helt enkelt bockmarkeringen för att acceptera den, alternativt välj X för att avvisa den.

Här är ett exempel på hur det ser ut:

Det är enkelt att aktivera förslagsläget:

  1. Välj rullgardinsmenyn med pennikon.

  1. Välja Föreslår eller klicka på den här gröna förslagsgenvägsknappen när du håller muspekaren över en sida.

Nu är du redo att göra alla ändringar i dokumentet du vill ha utan att permanent ändra texten.

Lämna kommentarer för andra användare

Förutom automatiska förslag kan du också lämna kommentarer till andra redaktörer och skribenter för att ge dina förslag mer sammanhang.

För att lämna en kommentar:

  1. Öppna Google Dokument.
  1. Markera texten du vill kommentera eller placera markören på den punkt du vill lämna en kommentar.
  1. Välj infoga > kommentera eller använd den blå “+”-genvägen som dyker upp till höger på sidan när du håller muspekaren över den.

  1. Skriv din kommentar och välj sedan Kommentar knapp.

Kom ihåg att du kan tagga andra redigerare med @symbolen. Du kan också använda livechattfunktionen om andra skribenter råkar vara online samtidigt som du.

Ladda ner ditt dokument som en Word-fil

Du kan konvertera förslag till spårade ändringar genom att ladda ner ditt Google-dokument som ett Word-dokument. När de öppnas i Word visas förslag som spårade ändringar, med alla kommentarer bevarade. Så här gör du:

Välj Arkiv > Ladda ner > Microsoft Word.

Notera: Det nedladdade dokumentet är nu oberoende av Google-dokumentet i molnet. Inga ändringar som görs i det dokumentet kommer att återspeglas i molnversionen. Om du vill dela redigeringarna av Word-dokumentet måste du ladda upp det som ett nytt Google-dokument och dela det från början.

Vi rekommenderar inte redigering i Word och Dokument på detta sätt eftersom det kan vara tidskrävande, introducera formateringsproblem och leda till förvirring. Ett bra alternativ är att använda Microsoft 365, som innehåller liknande molnbaserade funktioner och samarbete.

Tappa aldrig spåret igen

Nu kan du spåra och dela ändringar i Google Dokument. Kom bara ihåg att dela den här artikeln med andra redaktörer som arbetar på ett dokument med dig eftersom de alla måste aktivera förslagsläget oberoende av varandra.