Hur ToDoist Kanban-brädor kan förbättra produktiviteten

Todoist är en av de mest funktionella onlinetjänsterna som låter dig vara så produktiv som möjligt på en begränsad tid.

Medan vi tidigare diskuterade att använda Todoist tillsammans med Getting Things Done (GTD)-metoden, förstår många människor inte det Todoist låter dig skapa listor med hjälp av kanban-(Kanban) brädor.

I den här artikeln kommer vi att visa dig hur du använder brädor. Kanban in (Kanban)Todoist och hur det ytterligare kan förbättra din tidshantering och produktivitet.

Hur man använder Kanban-brädor i Todoist

Om du har använt Trello (använt Trello tidigare) vet du hur användbar “listor”-metoden är. Kanban. Det låter dig placera varje fas i ett projekt eller en process i separata listor. Du kan sedan flytta objekt från det arbetsflödet under hela processen när varje objekts uppgift slutförs.

Varje projekt i Todoist använder det layoutformat du väljer när du först skapar projektet. Standard är listformatet du förmodligen är van vid om du har använt ett tag Todoist .

För att skapa din första bräda Kanban(Kanban), måste du skapa ett nytt projekt. Nära ” Projekt»(Projekt) i den vänstra menyn, välj plustecknet.

I dialogrutan Lägg till projekt efter att du har ställt in namn och färg ändras bara seStyrelse . Välj Lägg till(Lägg till) .

Detta kommer att skapa ett nytt projekt i menyn till vänster. Men nu, istället för att använda listformatet, kommer du att se att projektet är gjort med hjälp av brädformatet. Kanban .(Kanban)

Det kommer inte att se ut som en bräda till en början eftersom du måste bygga den genom att definiera “sektioner”.

Innan du börjar göra detta är det viktigt att tänka igenom arbetsflödet eller “stegen” i ditt projekt.

Hur man lägger ut Kanban(Kanban Board) – styrelsen för ditt projekt

Överväg en plan för ditt projekt. Eller om du skapade den här nya styrelsen Kanban(Kanban) för ett hemprojekt, tänk på de steg du måste gå igenom från början till slutet av ditt projekt.

I det här exemplet ska vi skapa en tavla för att skapa en ny webbplats. När vi tänker igenom de större faserna av detta projekt kommer vi att skapa sektioner för var och en av dessa faser.

  • Förbereda konton och resurser för att bygga webbplatsen
  • Hela processen med att skapa en webbplats
  • Skaffa företagsekonomi och starta en webbutik
  • Förberedelse av marknadsföring och reklam
  • Webbplatslansering

Med dessa milstolpar i ditt projekt i åtanke, ge varje avsnitt ett beskrivande namn.

Fyll i(Fyll) titelfältet under varje avsnitt och välj Lägg till avsnitt(Lägg till avsnitt) .

Fortsätt detta för varje steg eller huvudområde i ditt projekt. Dessa behöver inte vara de faktiska stegen i projektet. Men de bör inkludera alla större aktiviteter på något logiskt sätt som är vettigt för dig.

När du är klar, din tomma tavla Kanban in (Kanban)Todoist ska se ut som nedan.

Nu är det dags att fylla din whiteboard med de mindre delarna av din projektplan. Se det som delprojekt som sammanför stora milstolpar.

För att lägga till detta i en sektion, välj helt enkelt ” Lägg till uppgift(Lägg till uppgift) » för att lägga till detta delprojektkort.

Det finns ingen anledning att lägga till några detaljer ännu. Just nu beskriver du bara projektet och huvudstegen. Du kan lägga till fler objekt senare när de blir tillgängliga. Du kan också lägga till underlistor och scheman senare för var och en av dem.

Välj bara ” Lägg till uppgift(Lägg till uppgift)” när du är klar med att namnge var och en. När du är klar bör du ha en utkaststavla som innehåller hela din ursprungliga projektplan.

När du har ställt in alla dessa delprojekt är du redo att dyka in i vart och ett och dela upp det i mer specifika uppgifter.

Arbeta med Todoist Kanban Board-kort(Todoist Kanban Board Cards)

Om du väljer vart och ett av dessa delprojektkort kommer du att se allt du kan anpassa för att schemalägga dem.

Viktigast av allt, du kan planera in dem i deluppgifter. För att göra detta, välj Lägg till deluppgift(Lägg till deluppgift) .

Skriv uppgiften i beskrivningsfältet. Välj Schema(Schemalägg) om du är redo att lägga in uppgiften i din kalender, eller så kan du låta den schemaläggas senare.

Klicka på kommentarsikonen till höger om uppgiften för att lägga till kommentarer eller anteckningar som hjälper dig när du börjar arbeta med uppgiften.

När du är klar med att konfigurera en uppgift, välj helt enkelt Lägg till uppgift(Lägg till uppgift) .

När du är klar med att ställa in alla uppgifter bör du planera ditt delprojekt väl.

Välj ” Kommentarer(Kommentarer)” för att lägga till eventuella anteckningar eller kommentarer relaterade till uppgiften som du vill inkludera. De gäller för hela delprojektet som helhet och inte för någon av deluppgifterna.

Om du arbetar i ett team, ” Aktivitet(Aktivitet)” är användbart eftersom du kan se vem som arbetar med vad och när.

Som du kan se, tillvägagångssättet Todoist Kanban låter dig planera och organisera hela ditt projekt med mindre utrymme och i ett mer logiskt format.

Använder Kanban för GTD

Och det sista att uppmärksamma är användningen av schemat ” Kanban » för (Kanban)GTD – ett förhållningssätt till tidshantering.

Användande kanban(Todoist Kanban) – Todoist-brädor designade för arbetsflöden GTD . Detta beror på att, idealiskt, GTD du kommer att ha ett projekt inställt på följande tidsramar:

  • Mål
  • Rutiner
  • Långsiktigt / Avstängd
  • Nästa månad
  • Den här månaden
  • Nästa vecka
  • Denna vecka

du kan anpassa kanban(Kanban) – gå ombord Todoist sätta ” Denna vecka(This Week)” längst till vänster, och sedan alla andra tidsramar. Det kommer att se ut ungefär så här.

Lägg nu till uppgifterna i rätt tidsramslista, flytta dem från höger till vänster när du närmar dig den tid du ska tilldela dem till dig själv.

Du kan sedan helt enkelt tilldela ett förfallodatum genom att lägga till dem i ” Denna vecka”(Denna vecka) och lägg till det här objektet i ditt schema under din veckoplanering.

Som du kan se kanban(Todoist Kanban) – Todoist-tavlor är användbara för många saker, och de ger dig en mer holistisk bild av hela din plan eller schema. Oavsett hur du vill använda det, tidsplanering GTD eller projektering, svart tavla Kanban är värt ett försök.(Kanban)

Todoist är en av de mest funktionella online-att-göra-tjänsterna som låter dig vara så produktiv som möjligt med din begränsade tid.

Medan vi tidigare har diskuterat att använda Todoist tillsammans med Getting Things Done (GTD)-metoden, inser många människor inte att Todoist låter dig lägga upp dina listor med hjälp av Kanban-tavlor.

I den här artikeln kommer vi att visa dig hur du använder Kanban-tavlor i Todoist, och hur det ytterligare kan förbättra din tidshantering och produktivitet.

Hur man använder Kanban-brädor i Todoist

Om du har använt Trello förut vet du hur användbar Kanban “lists”-metoden är. Den låter dig lägga upp varje fas i ett projekt eller en process i individuella listor. Sedan kan du skjuta objekt från det arbetsflödet över processen när varje uppgift på objektet slutförs.

Varje projekt i Todoist använder det layoutformat som du väljer när du först skapar projektet. Standard är listformatet du förmodligen är van vid om du har använt Todoist ett tag.

För att skapa din första Kanban-tavla måste du skapa ett nytt projekt. Bredvid Projekt i menyn till vänster väljer du plusikonen.

I den Lägg till projekt dialogrutan, när du har ställt in namnet och färgen, ändra bara se till Styrelse. Välj Lägg till.

Detta kommer att skapa det nya projektet i den vänstra menyn. Men nu, istället för att använda listformatet, kommer du att se att projektet är upplagt med Kanban-kortformatet.

Till en början kommer det inte att se ut som en bräda, eftersom du måste bygga den genom att definiera “sektioner”.

Innan du börjar göra detta är det viktigt att tänka på arbetsflödet eller “stegen” i ditt projekt.

Hur du lägger ut ditt projekts Kanban-tavla

Fundera lite över din projektplan. Eller, om du har skapat den här nya Kanban-tavlan för ett hemmaprojekt, tänk sedan på stegen du måste gå igenom från början till slut av ditt projekt.

I det här exemplet ska vi bygga en tavla för att skapa en ny webbplatsverksamhet. När vi tänker igenom de större stadierna av det projektet skapar vi avsnitt för vart och ett av dessa stadier.

  • Förbereda konton och resurser för att bygga webbplatsen
  • Hela webbdesignprocessen
  • Få företagets ekonomi och onlinebutik inrättad
  • Förbereder marknadsföring och reklam
  • Lanserar hemsidan

Med dessa huvudstadier i ditt projekt i åtanke, namnge var och en av avsnitten något beskrivande.

Fyll i rubrikfältet under varje avsnitt och välj Lägg till avsnitt.

Fortsätt detta för varje steg eller huvudområde i ditt projekt. Dessa behöver inte vara de faktiska stegen i projektet. Men de bör innehålla alla de stora fokusområdena på något logiskt sätt som är vettigt för dig.

När du är klar bör din tomma Kanban-tavla i Todoist se ut som nedan.

Nu är det dags att fylla i din tavla med de mindre föremålen i din projektplan. Se dessa som delprojekt som paketerar stora milstolpar.

För att lägga till detta under en sektion, välj bara Lägg till uppgift för att lägga till det delprojektkortet.

Du behöver inte lägga till några detaljer ännu. Just nu skisserar du bara projektet och de viktigaste stegen. Du kommer att kunna lägga till ytterligare objekt senare när de dyker upp. Du kommer också att kunna lägga till underlistor och scheman senare för var och en av dessa.

Välj bara Lägg till uppgift när du är klar med att namnge var och en. När du är klar bör du ha en preliminär tavla som innehåller hela din ursprungliga projektplan.

När du har ställt in alla dessa delprojekt är du redo att dyka in i vart och ett av dem och dela upp dem ytterligare i mer specifika uppgifter.

Arbeta med Todoist Kanban Board-kort

Om du väljer vart och ett av dessa underprojektskort ser du allt du kan ställa in för att planera dessa.

Viktigast av allt är att du kan planera dessa till deluppgifter. För att göra detta, välj Lägg till underuppgift.

Skriv ut uppgiften i beskrivningsfältet. Välj Schema om du är redo att lägga upp uppgiften i din kalender, eller om du kan låta den planeras senare.

Välj kommentarikonen till höger om uppgiften för att lägga till kommentarer eller anteckningar som hjälper dig när du väl har börjat arbeta med uppgiften.

När du är klar med att konfigurera uppgiften väljer du bara Lägg till uppgift.

När du är klar med att konfigurera alla uppgifter bör du ha ditt delprojekt ganska välplanerat.

Välj Kommentarer för att lägga till eventuella uppgiftsrelaterade anteckningar eller kommentarer som du vill inkludera. Dessa gäller för hela delprojektet som helhet och inte någon av deluppgifterna.

Om du arbetar med ett team, Aktivitet fliken är praktisk eftersom du kan se vem som arbetar med vad och när.

Som du kan se låter Todoist Kanban-metoden dig planera och organisera ett helt projekt med mindre utrymme och i ett mer logiskt format.

Använder Kanban för GTD

En sista sak att beröra är att använda Kanban-layouten för GTD-metoden för tidshantering.

Att använda Todoist Kanban-kort för detta är skräddarsytt för GTD-arbetsflöden. Detta beror på att du helst i GTD kommer att ha ett projekt inrättat för följande tidsramar:

  • Mål
  • Rutiner
  • Långsiktig / på håll
  • nästa månad
  • Den här månaden
  • nästa vecka
  • Denna vecka

Du kan sätta upp en Kanban-bräda i Todoist med Denna vecka längst till vänster och sedan alla andra tidsramar som flödar in i den. Det här skulle se ut ungefär så här.

Lägg nu till uppgifterna under rätt tidsramslista, flytta dem från höger till vänster när de närmar sig när du ska tilldela dem till dig själv.

Du kan sedan bara tilldela ett förfallodatum när du lägger till dem Denna veckaoch lägg till det objektet i ditt schema under veckoplanering.

Som du kan se är Todoist Kanban-brädor användbara för många saker, och de ger dig en mer holistisk bild av hela din plan eller schema. Oavsett hur du vill använda det, GTD-tidplanering eller projektplanering, är Kanban-tavlor värda att prova.