Hur man skriver ett professionellt e-postmeddelande på mindre än 5 minuter

i ditt professionella e-postliv(livsmail) är förmodligen ett av de viktigaste kommunikationsmedlen. Du gör det varje dag, och om du är något som jag, så drunknar du i det.

Naturligtvis kan du ägna en timme eller två om dagen till att hantera din e-post. Men om du lägger 10 minuter eller mer på varje svar kommer e-post snart att ta upp hela dagen och stänga av aviseringar gmail kommer inte att rädda dig.

Det är därför det är viktigt att lära sig hur man skriver professionella e-postmeddelanden som får svar. och(OCH) ta inte mer än några minuter. Lyckligtvis behöver du idag inte vara en stor författare eller produktivitetsguru(produktivitetsguru). Allt handlar om att hitta rätt strategi och en uppsättning verktyg för att implementera den.

Konfigurera e-postmallar (standardsvar)(Konfigurera e-postmallar (standardiserade svar))

Att skapa e-postmallar är en stor tidsbesparing för dem som ofta får samma frågor eller kommentarer i e-post. Spendera en dag med att anpassa färdiga svar och du behöver inte längre skriva samma svar tio gånger om dagen. Och i Gmail och Outlook(Gmail och Outlook) har den här funktionen för att hjälpa dig att spara tid och automatisera din e-post gratis.

Så här ställer du in professionella e-postmallar i gmail med bara några klick:

  • När du har loggat in på ditt konto klickar du kugghjulsikonen och välj ” (ikon och välj) inställningar(Inställningar) ” .
  • Gå sedan till ” Dessutom(Avancerat)” och tryck på ” Sätta på(Aktivera) ” bredvid parametern ” Mallar(Mallar)”. Skrolla(Bläddra) nedåt för att spara ändringarna.

  • Nu kan du börja arbeta med dina egna e-postmallar. Ange texten du vill behålla i ett nytt e-postmeddelande. Klicka sedan på de tre vertikala prickarna i det nedre högra hörnet och välj ” Mallar»(Mallar) för att spara utkastet som en mall.

Du kan skapa svarsmallar som sträcker sig från långa stycken till snabba svar på 2-3 meningar. Du kommer att bli förvånad över hur mycket tid de kommer att spara dig i framtiden.

Om din problemet är inte(problemet är inte) att använda e-postmallar, utan att skapa dem, prova nätverksmail(E-postmeddelanden i nätverk) . Det är ett webbaserat verktyg med dussintals e-postmallar som hjälper dig att utöka ditt professionella nätverk.

Nätverksmejl(E-postmeddelanden för nätverk) skapad av Sammanfattning formulerad , är en utmärkt resurs för att optimera din kommunikation. Några exempel på mönster de erbjuder inkluderar kalla/varma introduktioner, uppföljning med en icke-svarare och till och med skriva tacklappar.

Varje mall innehåller också användbara tips och förslag som ytterligare kan förbättra din kommunikation med mottagaren.

du kan använda sökknapp eller vy(sökknapp eller bläddra) lista för att hitta önskat e-postmeddelande. Sedan är det bara att kopiera och klistra in det meddelanderutan och ändra(meddelanderuta och ändra) några detaljer.

Om du är någon som skriver mer än 10 e-postmeddelanden om dagen, är det viktigt att hålla några av dem kortfattade. Så om du ofta får för långa e-postmeddelanden kan du överväga att använda ordräknare,(ordräknare) för att stoppa dig själv. Förlängning Krom (Chrome-tillägg) Word Counter Plus kan göra jobbet åt dig.

Markera(Markera) texten i bokstaven och få antalet ord och tecken du har använt med ett klick. Du kan sedan antingen fortsätta skriva din e-post eller komplett(e-posta eller slå in) den innan den blir tvådelad.

Du kan hitta många bra verktyg som hjälper dig att skriva bättre och på så sätt skära ner på tiden du lägger ner på att korrekturläsa och skriva om dina e-postmeddelanden. DraftMap är en av dem. Kom ihåg Grammarly eller Hemingway(Grammarly eller Hemingway) , och kontrollera de du inte behöver upprepning av ord(ordupprepning) och hjälp till att hålla dig till en skrivstil(skrivstil).

Det krom förlängning(Chrome-tillägg) ger dig skrivförslag i realtid som är färgkodade. Detta kommer att hjälpa dig att undvika passiv röst, stavfel, klichéer och ge dig tips om läsbarheten av ditt skrivande. Alla meningar är baserade på Ernest Hemingways skrivregler. DraftMap speciellt bekvämt eftersom alla processer sker direkt i komponera fönster(sammansättningsruta) e-post .

Oroa dig inte om du fortfarande har markerade ord efter att du har redigerat din e-post. Mottagaren kommer inte att se färgerna, erbjudandena är endast synliga för dig.

Din e-post kan vara bättre(Better) är ett onlineverktyg som är utformat för att minska tiden du spenderar på att hantera e-post genom att lära dig alla de bästa metoderna för e-post.

När du skriver ett professionellt mejl följer du vissa regler. Se till exempel till att ditt meddelande har en tydlig ämnesrad eller inte innehåller onödiga bilagor. Du kommer att bli förvånad över hur ofta människor bryter mot dessa regler, vilket slutar med att båda parter spenderar mer. tid och ansträngning(tid och ansträngning).

Din e-post kan vara bättre(Din e-post kan vara bättre) innehåller en lista med 10 vanliga misstag. Varje objekt åtföljs förklaring och exempel(förklaring och exempel) på hur du kan förbättra din e-post. Detta kan vara praktiskt om du vill berätta för dina kollegor om dessa regler men inte vet hur. Du kan använda dina egna ord eller skicka dem en länk till ” Din e-post kan vara bättre”(Din e-post kan vara bättre) för att illustrera din poäng.

Vi vill alla att vår e-post ska bli helt automatiserad och inte kräver någon uppmärksamhet alls. Även om det idag inte är helt möjligt, hjälper varje liten sak. Oavsett om det handlar om att förkorta e-postlängden eller tiden du skriver, kommer du att märka dina första förbättringar när du väl har ställt in några regler.

Om du bara inte kan sluta skriva långa, tidskrävande e-postmeddelanden, kan det vara dags att avstå från e-post helt. Försök istället använda kontoansvarig(Kundrelationsansvarig) CRM ) eller Slak att utbyta meddelanden med kollegor. Åtminstone kommer det att hjälpa dig att spendera mindre tid på e-post.

I ditt yrkesliv är e-post förmodligen ett av de viktigaste kommunikationsmedlen. Du gör det dagligen och om du är något som jag så drunknar du i det.

Visst, du kan ägna en viss timme eller två om dagen specifikt till att hantera din e-post. Men om du lägger 10 minuter eller längre på varje svar kommer e-post snart att ta över hela dagen – och att stänga av Gmail-aviseringar kommer inte att rädda dig.

Det är därför det är viktigt att lära sig skriva professionella e-postmeddelanden som får svar OCH som inte tar längre tid än några minuter att skriva. Lyckligtvis behöver du idag inte vara en stor författare eller en produktivitetsguru för att åstadkomma det. Allt handlar om att hitta rätt strategi och en uppsättning verktyg för den.

Konfigurera e-postmallar (standardiserade svar)

Att skapa e-postmallar är ett bra sätt att spara tid för dem som ofta får samma frågor eller kommentarer via e-post. Ta en dag för att ställa in standardsvar och du behöver inte längre skriva samma svar tio gånger om dagen. Både Gmail och Outlook har den här funktionen, som hjälper dig att spara tid och automatisera din e-post gratis.

Så här skapar du professionella e-postmallar i Gmail med bara några klick:

  • När du har loggat in på ditt konto klickar du på kugghjulsikonen och väljer inställningar.
  • Gå sedan till Avancerad och klicka Gör det möjligt intill Mallar alternativ. Rulla ner till botten av sidan för att spara ändringarna.

  • Nu kan du börja arbeta med dina egna e-postmallar. Skriv in texten du vill spara i ett nytt e-postmeddelande. Klicka sedan på tre vertikala punkter längst ner till höger och välj Mallar för att spara ditt utkast som mall.

Du kan skapa mallar för svar som innehåller långa stycken samt snabba svar på 2-3 meningar. Du kommer att bli förvånad över hur mycket tid de kommer att spara dig i framtiden.

Om ditt problem inte är att använda e-postmallarna utan att skapa dem, ge nätverks-e-post ett försök. Det är ett webbverktyg med dussintals e-postmallar som kan hjälpa dig att utöka ditt professionella nätverk.

Skapat av Resume Worded, nätverkande e-post är en fantastisk resurs för att optimera din kommunikation. Några exempel på mallarna de erbjuder inkluderar kalla/varma introduktioner, uppföljning med en icke-svarare och till och med skriva tacklappar.

Varje mall kommer också med användbara tips och förslag som ytterligare kan förbättra din kommunikation med mottagaren.

Du kan använda sökknappen eller bläddra igenom listan för att hitta rätt e-post. Sedan är det bara att kopiera och klistra in det i meddelanderutan och ändra några detaljer.

Om du är någon som skriver mer än 10 e-postmeddelanden om dagen, är det viktigt att hålla några av dem korta och koncisa. Så om du ofta får e-postmeddelanden som är alldeles för långa, kanske du vill överväga att använda ett ordräknare för att stoppa dig själv. En Chrome-tillägg Word Counter Plus kan göra jobbet åt dig.

Markera texten i ditt mejl och få antalet ord och tecken du använde med ett klick. Sedan kan du fortsätta med att antingen fortsätta skriva ditt e-postmeddelande eller avsluta det innan det blir en tvådelad del.

Du kan hitta många bra verktyg som kan hjälpa dig att skriva bättre och på så sätt minska tiden du lägger ner på att korrekturläsa och skriva om dina mejl. DraftMap är en av dem. Tänk Grammarly eller Hemingway, plus att det också kontrollerar för onödiga ordupprepningar och hjälper dig att hålla dig till en skrivstil.

Detta Chrome-tillägg ger dig förslag i realtid på ditt skrivande som är färgkodade. Det hjälper dig att undvika att använda passiv röst, stavfel, klichéer, samt råd om din e-posts läsbarhet. Alla förslag är baserade på Ernest Hemingways skrivregler. DraftMap är särskilt praktiskt eftersom alla processer sker precis i din e-postkompositionslåda.

Oroa dig inte om du fortfarande har markerade ord efter att du är klar med att redigera din e-post. Mottagaren ser inte färgerna, förslagen är bara synliga för dig.

Din e-post kan bli bättre är ett onlineverktyg som är utformat för att minska tiden du spenderar på att hantera e-postmeddelanden genom att utbilda alla om bästa e-postpraxis.

När du skriver ett professionellt e-postmeddelande följer du vissa regler. Som att se till att ditt meddelande har en tydlig ämnesrad eller att utelämna onödiga bilagor. Du kommer att bli förvånad över hur ofta människor bryter mot dessa regler, vilket i slutändan resulterar i att båda parter spenderar mer tid och ansträngning.

Din e-post kan vara bättre har en lista med 10 vanliga fel. Var och en av punkterna kommer med en förklaring och exempel på hur du kan förbättra din e-post. Detta kan vara praktiskt om du skulle vilja berätta för dina kollegor om dessa regler men inte vet hur man gör det. Du kan antingen använda dina egna ord eller skicka dem en länk till Din e-post kan vara bättre för att illustrera din poäng.

Vi önskar alla att vår e-post blev helt automatiserad och inte krävde någon uppmärksamhet alls. Även om det inte är exakt möjligt idag, hjälper varje liten bit. Oavsett om det handlar om att minska din e-postlängd eller tajma dig själv när du skriver, när du väl har upprättat några regler kommer du att märka dina första förbättringar.

Om du bara inte kan sluta skriva långa tidskrävande e-postmeddelanden, kanske det är dags att ge upp e-posten helt. Testa att använda din Customer Relationship Manager (CRM) eller Slack för att utbyta meddelanden med dina kollegor istället. Om inte annat kommer det att hjälpa dig att spendera mindre tid på e-post.

Relaterade Artiklar

Back to top button