Hur man skapar Breakout Rooms i Microsoft Teams

I den tidigare artikeln tittade vi på hur videokonferenser fungerar i Microsoft Teams (hur videokonferenser fungerar i Microsoft Teams) . Eftersom Microsoft uppdaterad Lag nya funktioner, inklusive den efterlängtade och mycket eftertraktade möjligheten att skapa grupprum. Faktum är att över 20 000 Microsoft-användare röstade för förslaget Microsoft Teams UserVoice användarfeedback forum om applikationen Lag .

Vem som helst kan komma åt Lag med ett gratis konto Microsoft och premiumpaketanvändare Kontor 365 använd den betrodda versionen Lag med funktioner som ökad fillagring, mötesinspelning och möjligheten att vara värd för onlineevenemang för upp till 10 000 personer.

Minimikrav för vilorum(Group-rum) Lag

Innan vi börjar, låt oss se till att allt är klart så att du kan skapa grupprum i möten Lag. Som du kan föreställa dig, för att aktivera grupprum i Teams(Team) vissa inställningar krävs. Dubbelkolla(Dubbelkolla) dessa inställningar innan du börjar.

Ny mötesupplevelse

Först måste du använda den “nya mötesupplevelsen” i Teams. Du kan aktivera det nya gränssnittet genom att välja din profilbild i det övre högra hörnet av skrivbordsappen och gå till ” inställningar(Inställningar) ” . Välj sedan Aktivera den nya mötesupplevelsen(Slå på ny mötesupplevelse) och starta om Teams.

Minsta antal deltagare

Mötet måste ha minst fem deltagare för att mötesarrangören ska ha möjligheten att dela upp. Även om telefonsamtal för närvarande inte kan gå med i rymningar, har de beaktas(gör) minst fem personer.

Är du arrangör av mötet?

Det är dock bara mötesarrangören som kan skapa och hantera möten Microsoft rapporterade(Microsoft) att de kommer att tillåta värden att dela detta ansvar i framtida uppdateringar Lag .

Mötesarrangören måste också använda skrivbordsappen, inte webbläsarversionen eller mobilappen. (Oroa dig inte, deltagare som går med i mötet via appen Teams för Android(Teams Android) eller iPhone kan gå med i diskussionerna.)

Tips: Om mötesförfrågan ska komma från någon annan än den som ska hantera diskussionerna, be diskussionsledaren att skapa ett möte Lag och använd sedan länken till det mötet i mötesinbjudan.

Så länge möteslänken skapades av personen som ska hantera sektionerna spelar det ingen roll vem som delar länken.

Skapa grupprum i Teams

När detta skrivs, var grupprummen i Lag kunde inte konfigureras före mötet, som i Zoom . Efter mötets början Teams, som mötesarrangör, kan du börja med att välja ” (lag)Rum(Breakout Rooms) Diskussioner” på mötesverktygsfältet.

När du väljer ” Rum(Breakout Rooms) Breakouts” öppnar en skärm där du kan bestämma hur många breakoutrum du vill skapa och om du vill Lag automatiskt tilldela deltagare till grupprum, eller så föredrar du att manuellt välja vilket grupprum vart och ett tillhör. Deltagaren kommer att skickas.

När du har skapat grupprum kan du tilldela deltagare till rum med panelen Breakout Rooms.

Välj Tilldela medlemmar(Tilldela deltagare) så ser du en lista över alla deltagare i ditt möte. Markera rutan bredvid medlemmen och välj sedan vilket rum du vill länka dem till.

Som mötesvärd kan du tilldela deltagare till grupprum när som helst under mötet. När du är redo att faktiskt starta din breakout-session, välj ” Starta rum(Starta rum) ” för att öppna alla grupprum samtidigt och flytta personer till deras tilldelade rum.

Notera. Du kan för närvarande inte ställa in en timer för att automatiskt stänga grupprum Lag . Detta är en annan funktion som vi förväntar oss Lag kommer att läggas till i framtida uppdateringar.

Mötesarrangörsalternativ

Som i Zoom , kan mötesvärden gå med i vilket som helst av grupperna när som helst. Värden kan också byta namn på rum och, när alla grupprum är öppna, kan de sända ett meddelande till alla rum. Meddelanden kommer att visas i chattpanelen i breakoutrummet.

I inställningar rum(Rumsinställningar) mötesarrangören kan välja att göra Lag flyttade automatiskt deltagare till diskussioner istället för att tvinga deltagarna att manuellt gå med i deras grupprum. Du har också möjlighet att tillåta eller förhindra deltagare från att återvända till huvudmötesrummet under en breakout-session.

Lounger inom team

Deltagarna arbetar i grupprum i Lag liknande att arbeta på huvudmötet Lag. Deltagarna har tillgång till alla kontroller i ett vanligt möte. De kan slå på och stänga av sin webbkamera, stänga av och på ljudet för sig själva, dela sin skärm, räcka upp handen eller slå på och av chatt- och deltagarpanelerna.

Återgå till mötet med huvudlagen

Om mötesarrangören tillåter det (se ovan), kan gruppdeltagare när som helst återvända till huvudmötet genom att klicka på ” Lämna tillbaka”(Lämna tillbaka) . Varning: Tryck på ” lämna(Leave )” kommer att lämna mötet helt.

Andra videokonferensapplikationer

Microsoft Teams användare(Microsoft Teams) är verkligen nöjda med det senaste tillskottet av grupprum till Lag , men Teams saknar fortfarande vissa funktioner som andra videokonferensappar erbjuder. Om du inte är inställd på att använda Lag för onlinemöten kanske du är intresserad av vår jämförelse av fyra olika appar för videokonferenser. För ytterligare läsning, kolla in våra artiklar om Google Meet och Zoom (Google Meet vs. Zoom) och Zoom och Skype (Zoom vs. Skype) .

I en tidigare artikel behandlade vi hur videokonferenser fungerar i Microsoft Teams. Sedan dess har Microsoft uppdaterat Teams med nya funktioner, inklusive den efterlängtade och mycket eftertraktade möjligheten att skapa grupprum. Faktum är att över 20 000 Microsoft-användare röstade för förslaget på Microsoft Teams UserVoice, användarfeedbackforumet för Teams-appen.

Vem som helst kan komma åt Teams med ett gratis Microsoft-konto, och premiumanvändare av Office 365-sviten kan njuta av en robust version av Teams med funktioner som utökad fillagring, mötesinspelning och möjligheten att vara värd för onlineevenemang för upp till 10 000 personer.

Minimikrav för grupprum i lag

Innan vi börjar, låt oss se till att allt är på plats för att du ska kunna skapa grupprum i dina Teams-möten. Som du kanske föreställer dig krävs vissa inställningar för att aktivera grupprum i Teams. Dubbelkolla dessa inställningar innan du börjar.

Ny mötesupplevelse

Först måste du använda Teams “nya mötesupplevelse.” Du kan aktivera den nya upplevelsen genom att välja din profilbild i det övre högra hörnet av skrivbordsappen och gå till inställningar. Välj sedan Aktivera ny mötesupplevelse och starta om Teams.

Minsta antal deltagare

För att alternativet för breakouts ska vara tillgängligt för mötesarrangören måste det finnas minst fem deltagare i mötet. Även om personer som ringer in via telefon inte kan gå med i breakouts för närvarande, räknas de till minimum fem personer.

Är du mötesarrangör?

Endast mötesarrangören kan skapa och hantera breakouts, även om det finns en indikation från Microsoft att de kommer att tillåta arrangören att dela detta ansvar i framtida uppdateringar av Teams.

Dessutom måste mötesarrangören använda skrivbordsappen, inte webbläsarversionen eller mobilappen. (Oroa dig inte, deltagare som har gått med i mötet via Teams Android- eller iPhone-app har möjlighet att gå med i breakouts.)

Tips: Om mötesinbjudan behöver komma från någon annan än den som ska hantera breakouts, låt breakout managern skapa Teams-mötet och sedan använda den möteslänken i mötesinbjudan.

Så länge möteslänken skapades av personen som ska hantera breakouts spelar det ingen roll vem som delar länken.

Skapa breakout-rum i team

När detta skrivs kan grupprum i Teams inte konfigureras före mötet som de kan i Zoom. När Teams-mötet pågår kan du, mötesarrangören, börja med att välja ikonen Breakout Rooms i mötesverktygsfältet.

Genom att välja ikonen Breakout Rooms öppnas en skärm där du kan bestämma hur många breakoutrum du vill skapa och om du vill att Teams automatiskt ska tilldela deltagare till breakoutrum eller om du föredrar att manuellt välja vilket breakoutrum som varje deltagare kommer att skickas.

När du har skapat grupperingsrummen kan du tilldela deltagare till rummen via grupprumspanelen.

Välj Tilldela deltagare, och du kommer att se en lista över alla deltagare i mötet. Markera rutan bredvid en deltagare och välj sedan vilket rum du vill tilldela dem till.

Som mötesarrangör kan du tilldela deltagare till grupprum när som helst under mötet. När du är redo för att breakout-sessionen faktiskt ska börja, välj Starta rum att öppna alla grupprum samtidigt och flytta in människor till sina tilldelade rum.

Obs! För närvarande kan du inte ställa in en timer för att automatiskt stänga grupprum i Teams. Detta är ännu en funktion som vi förväntar oss att Teams lägger till i framtida uppdateringar.

Alternativ för mötesarrangören

Precis som i Zoom kan mötesarrangören gå med i vilket som helst av grupperna när som helst. Arrangören kan också byta namn på rum och när alla grupperingar är öppna kan de sända ett meddelande till alla rum. Meddelanden kommer att visas i breakoutrummets chattpanel.

Inuti Rumsinställningar, kan mötesarrangören välja att låta Team automatiskt flytta deltagare till breakouts vs. tvingar deltagare att manuellt gå med i deras grupprum. Det finns också ett alternativ att tillåta eller förhindra deltagare från att återvända till huvudmötesrummet under breakout-sessionen.

Inuti Team Breakout Rooms

Upplevelsen för deltagare i grupperingsrum i Teams liknar att vara i Teams huvudmöte. Deltagarna har tillgång till alla vanliga möteskontroller. De kan slå på och stänga av webbkameran, stänga av och stänga av ljudet själva, dela sin skärm, räcka upp handen eller slå på och av chatt- och deltagarpanelerna.

Återvänder till huvudgruppens möte

Om mötesorganisatören tillåter det (se ovan) kan deltagare i grupprum när som helst återvända till huvudmötet genom att klicka på lämna tillbaka knapp. Varning: Välja lämna knappen gör att du avslutar mötet helt.

Andra appar för videokonferenser

Microsoft Teams-användare är verkligen glada över det senaste tillskottet av grupprum till Teams-upplevelsen, men Teams saknar fortfarande vissa funktioner som andra videokonferensappar erbjuder. Om du inte är helt sugen på att använda Teams för onlinemöten kanske du är intresserad av vår jämförelse av fyra olika appar för videokonferenser. För ytterligare läsning, kolla in våra artiklar om Google Meet vs. Zooma och zooma vs. Skype.