Hur man separerar för- och efternamn i Excel

Om du ofta använder excel , har du förmodligen stött på en situation där du har ett namn i en cell och behöver dela upp namnet i olika celler. Detta är ett mycket vanligt problem i excel och det kan du nog göra sök på google och ladda ner(Google sök och ladda ner) 100 olika makron skrivna av olika personer för att göra det åt dig.

Men i det här inlägget kommer jag att visa dig hur du justerar formeln så att du kan göra det själv och verkligen förstå vad som händer. Om du använder Excel ofta kan det vara värt att lära dig några av de mer avancerade funktionerna så att du kan göra mer intressanta saker med din data.

Om du inte gillar formler och vill ha mer snabbt beslut(snabbare lösning), scrolla ner till ” Text till kolumner(Text till kolumner)”, där du lär dig hur du använder funktionen excel,(Excel-funktion) för att göra samma sak. Dessutom är text-till-kolumner-funktionen också bättre använd om det finns fler än två element i en cell som behöver separeras. Till exempel, om 6 fält kombineras i en kolumn, använd formler nedan(formlerna nedan) kommer att bli mycket förvirrande och komplexa.

Separata namn i Excel

Låt oss först se hur namn vanligtvis lagras i Excel kalkylark(Excel kalkylark). De två vanligaste sätten jag har sett är namn, efternamn(efternamn) med endast mellanslag och efternamn (förnamn) ,(efternamn) namn Med(förnamn) med ett kommatecken som skiljer dem åt. När jag har sett en mellaninitial är det oftast namn, mitten (efternamn)initial, (förnamn)efternamn(mittstart) som nedan :

Genom att använda några enkla formler och kombinera ett par av dem tillsammans kan du enkelt separera för-, efter- och mellannamnen i separata celler i excel . Låt oss börja med att extrahera den första delen av namnet. I mitt fall kommer vi att använda två funktioner: vänster och sök(vänster och sök) . Logiskt sett är detta vad vi behöver göra:

Hitta(Sök) i celltexten för närvaro mellanslag eller kommatecken(mellanslag eller kommatecken), hitta en position och ta sedan ut alla bokstäverna till vänster om den positionen.

Här är en enkel formel som gör jobbet korrekt: =VÄNSTER(NN, SÖK(” “, NN) – 1) , där NN är cellen där namnet är lagrat. -1 är utformad för att ta bort överskott mellanslag eller kommatecken(mellanslag eller komma) i slutet av raden.

extrahera excel-namn

Som ni ser börjar vi med vänster funktion(vänster funktion) , som tar två argument: en sträng och antalet tecken du vill få, från början av strängen. I det första fallet letar vi efter ett mellanslag med dubbla citattecken och sätter ett mellanslag mellan dem. I det andra fallet letar vi efter ett kommatecken istället för ett mellanslag. Så vad blir resultatet av de tre scenarierna jag nämnde?

Excel individuella namn

Vi har fått namnet från rad 3(rad 3), efternamn från rad 5(rad 5) och namn från rad 7(rad 7). Bra! Så, beroende på hur din data lagras, har du nu hämtat antingen förnamnet eller efternamnet. Nu till nästa del. Här är vad vi nu behöver göra logiskt:

Hitta(Sök) i celltexten för närvaro mellanslag eller kommatecken(mellanslag eller komma) , hitta positionen och subtrahera sedan positionen från strängens totala längd. Så här skulle formeln se ut:

=HÖGER(NN,LEN(NN) -SÖK(” “,NN))

Excel-formler

Så nu använder vi rätt funktion. Detta kräver också två argument: en sträng och antalet tecken du vill fånga, med början från slutet av strängen till vänster. Så vi behöver längden på strängen minus positionen mellanslag eller kommatecken(mellanslag eller komma) . Detta kommer att ge oss allt till höger om den första mellanslag eller kommatecken(mellanslag eller komma) .

excel extrakt namn

Excellent(Bra) nu har vi den andra delen av namnet! I de två första fallen är du nästan klar, men om förnamnet har en mellaninitial kan du se att resultatet fortfarande innehåller efternamnet med mellaninitial. Så hur får vi bara efternamnet och blir av med mellaninitialen? Ljus! Bara(Bara) Kör samma formel igen som vi använde för att få den andra delen av namnet.

excel extrakt efternamn

Så vi gör bara en sak till rätt och den här gången tillämpar formeln på det kombinerade mellanbokstav och efternamnsruta(namncell). Den kommer att hitta ett mellanslag efter den mellersta initialen och sedan ta längden minus positionen luckor i kvantitet(mellanslagsnummer) tecken från slutet av strängen.

namn split excel

Så du har det! Du har nu separerat för- och efternamnen i separata kolumner med några enkla formler i excel ! Uppenbarligen kommer inte alla att formatera sin text på detta sätt, men du kan enkelt redigera den för att passa dina behov.

Text till kolumner

Det finns ett annat enkelt sätt att dela upp den sammanslagna texten i separata kolumner excel . Det är en funktion som heter ” Text till kolumner(Text till kolumner)” och det fungerar väldigt bra. Det är också mycket mer effektivt om du har en kolumn som innehåller mer än två datastycken.

Till exempel nedan har jag några uppgifter var i en linje(en rad) innehåller 4 dataobjekt och den andra raden har 5 dataobjekt. Jag skulle vilja dela upp detta i 4 kolumner respektive 5 kolumner. Som du kan se skulle det vara opraktiskt att försöka använda formlerna ovan.

excel välj först den kolumn du vill dela. Gå sedan till ” Data(Data)” och tryck sedan på ” Text till kolumner( Text till kolumner) » .

Detta kommer att orsaka Guiden Text till kolumner(Kolumnguiden) . På steg 1(steg 1) väljer du om fältet ska vara avgränsat eller fast bredd. I vårt fall kommer vi att välja Avgränsad .

På nästa skärm väljer du en avgränsare. Du kan välja tabb, semikolon, komma, blanksteg eller enter beställnings-(anpassad) alternativ .

Slutligen väljer du dataformatet för kolumnen. Vanligtvis Allmän bra för de flesta datatyper. Om du har något specifikt, som datum, välj det här formatet.

Klick “Redo”(Avsluta) och se dina data spridas magiskt över kolumnerna. Som du kan se förvandlades en rad till fem kolumner och den andra till fyra. Text till funktion kolumner(Kolumnfunktionen) är mycket kraftfull och kan göra ditt liv mycket enklare.

Om du har problem med att dela upp namn som inte är i formatet jag listade ovan, lämna en kommentar med dina uppgifter så ska jag försöka hjälpa. Njut av!

Om du använder Excel mycket har du förmodligen stött på en situation där du har ett namn i en enda cell och du behöver dela upp namnet i olika celler. Detta är ett mycket vanligt problem i Excel och du kan förmodligen göra en Google-sökning och ladda ner 100 olika makron skrivna av olika personer för att göra det åt dig.

Men i det här inlägget kommer jag att visa dig hur du ställer in en formel så att du kan göra det själv och faktiskt förstå vad som händer. Om du använder Excel mycket är det förmodligen en bra idé att lära dig några av de mer avancerade funktionerna så att du kan göra mer intressanta saker med din data.

Om du inte gillar formler och vill ha en snabbare lösning, scrolla ner till Text till kolumner avsnitt, som lär dig hur du använder en Excel-funktion för att göra samma sak. Dessutom är funktionen text till kolumner också bättre att använda om du har fler än två objekt i en cell som du behöver separera. Till exempel, om en kolumn har 6 fält kombinerade, blir det riktigt rörigt och komplicerat att använda formlerna nedan.

Separata namn i Excel

För att komma igång, låt oss se hur namn vanligtvis lagras i ett Excel-kalkylblad. De två vanligaste sätten jag har sett är förnamn efternamn med bara ett mellanslag och efternamn, förnamn med ett kommatecken som skiljer de två åt. När jag har sett en mellaninitial är det vanligtvis förnamn midinitial efternamn som nedan:

separata namn excel

Genom att använda några enkla formler och kombinera ett par av dem kan du enkelt separera förnamn, efternamn och mellaninitial i separata celler i Excel. Låt oss börja med att extrahera den första delen av namnet. I mitt fall kommer vi att använda två funktioner: vänster och sök. Logiskt sett är det här vad vi behöver göra:

Sök i texten i cellen efter ett mellanslag eller kommatecken, hitta positionen och ta sedan ut alla bokstäverna till vänster om den positionen.

Här är en enkel formel som gör jobbet korrekt: =VÄNSTER(NN, SÖK(” “, NN) – 1), där NN är cellen som har namnet lagrat i sig. -1 är där för att ta bort det extra mellanslag eller kommatecken i slutet av strängen.

extrahera namn excel

Som du kan se börjar vi med den vänstra funktionen, som tar två argument: strängen och antalet tecken du vill ta tag i från början av strängen. I det första fallet söker vi efter ett mellanslag genom att använda dubbla citattecken och sätta ett mellanslag däremellan. I det andra fallet letar vi efter ett kommatecken istället för ett mellanslag. Så vad är resultatet för de 3 scenarierna jag har nämnt?

excel separata namn

Vi fick förnamnet från rad 3, efternamnet från rad 5 och förnamnet från rad 7. Bra! Så beroende på hur din data lagras har du nu extraherat antingen förnamnet eller efternamnet. Nu till nästa del. Här är vad vi behöver göra logiskt nu:

– Sök i texten i cellen efter ett mellanslag eller kommatecken, hitta positionen och subtrahera sedan positionen från strängens totala längd. Så här skulle formeln se ut:

=HÖGER(NN,LEN(NN) -SÖK(” “,NN))

excel-formler

Så nu använder vi rätt funktion. Detta kräver två argument också: strängen och antalet tecken du vill ta tag i från slutet av strängen till vänster. Så vi vill ha längden på strängen minus positionen för mellanslag eller kommatecken. Det ger oss allt till höger om det första mellanslag eller kommatecken.

excel extrakt förnamn

Bra, nu har vi den andra delen av namnet! I de två första fallen är du ganska klar, men om det finns en mellaninitial i namnet kan du se att resultatet fortfarande inkluderar efternamnet med mellaninitial. Så hur får vi bara efternamnet och blir av med mellaninitialen? Lätt! Kör bara samma formel igen som vi använde för att få den andra delen av namnet.

excel extrakt efternamn

Så vi gör bara en annan rätt och den här gången tillämpar formeln på den kombinerade mellaninitial- och efternamnscellen. Det kommer att hitta mellanslag efter den mellersta initialen och sedan ta längden minus positionen för mellanslagsantalet tecken från slutet av strängen.

namn split excel

Så där har du det! Du har nu delat upp förnamnet och efternamnet i separata kolumner med några enkla formler i Excel! Uppenbarligen kommer inte alla att ha sin text formaterad på detta sätt, men du kan enkelt redigera den för att passa dina behov.

Text till kolumner

Det finns också ett annat enkelt sätt att separera kombinerad text i separata kolumner i Excel. Det är en känd som heter Text till kolumner och det fungerar väldigt bra. Det är också mycket mer effektivt om du har en kolumn som har mer än två datastycken.

Till exempel nedan har jag lite data där en rad har 4 datastycken och den andra raden har 5 databitar. Jag skulle vilja dela upp det i 4 kolumner respektive 5 kolumner. Som du kan se skulle det vara opraktiskt att försöka använda formlerna ovan.

I Excel väljer du först den kolumn du vill separera. Gå sedan vidare och klicka på Data fliken och klicka sedan på Text till kolumner.

Detta kommer att visa guiden Text till kolumner. I steg 1 väljer du om fältet är avgränsat eller fast bredd. I vårt fall väljer vi Avgränsad.

På nästa skärm väljer du avgränsaren. Du kan välja från tabb, semikolon, komma, blanksteg eller skriv in en anpassad.

Slutligen väljer du dataformatet för kolumnen. i vanliga fall, Allmän kommer att fungera bra för de flesta typer av data. Om du har något specifikt som datum, välj det formatet.

Klick Avsluta och se hur din data är magiskt uppdelad i kolumner. Som du kan se förvandlades en rad till fem kolumner och den andra till fyra kolumner. Funktionen Text till kolumner är mycket kraftfull och kan göra ditt liv mycket enklare.

Om du har problem med att separera namn som inte är i formatet jag har ovan, skriv en kommentar med dina uppgifter så ska jag försöka hjälpa till. Njut av!