Hur man använder Jämför och sammanfoga dokument i Word

I ord(Word) det finns två riktigt användbara funktioner som nästan ingen någonsin använder: “Jämför dokument(Jämför dokument) ” och “Kombinera dokument(Kombinera dokument)” . Som deras namn antyder låter dessa funktioner dig antingen jämföra två word-dokument(Word docs) med varandra, eller slå samman dem.

Så när kommer du någonsin behöva använda den? Tja, om du är som jag har du förmodligen 20 olika versioner av ditt CV sparat på olika platser genom åren. Ibland ändrar jag meritförteckningen lite för ett specifikt företag för att betona en viss färdighet, och ibland lägger jag till material och sparar bara en ny kopia.

Hur som helst skulle det vara trevligt att snabbt se skillnaden mellan mitt senaste CV och de tidigare, för att se om det är något jag borde lägga till i det senaste eller kanske ta bort. I det här inlägget kommer jag att visa dig hur du kan använda dessa två funktioner för att snabbt hitta skillnaderna mellan två dokument och slå samman dem om du vill.

Jämför och slå samman dokument

I mitt exempel ville jag se vad skillnaden var mellan mitt gamla CV som skrevs 2007 och det senaste som uppdaterades 2013. För att göra detta, öppna Ord Klicka på ” Recension(Granska)” och klicka sedan på ” Jämföra(Jämför) » .

En dialogruta öppnas(dialog ruta) Jämför dokument(Jämför dokument) ”, där du måste välja originaldokumentet och det ändrade dokumentet.

jämföra dokumentalternativ

Längst ner ser du många jämförelseinställningar som du bara kan lämna markerad. Som standard kommer den också att visa alla ändringar i det nya dokumentet, vilket är bättre än att pilla med dina original eller reviderade dokument.

revisionsvy ord

Ett nytt dokument öppnas med flera olika avsnitt: en rullningsbar lista över revisioner längst till vänster, ett sammanslaget dokument som visar alla ändringar i mitten och två originaldokument till höger delar(handsidan). Låt oss ta en närmare titt på varje avsnitt.

revisionslistord

Som ni kan se här tog jag bort några saker och la in ett par andra textrader. Om du dubbelklickar på någon av rubrikerna ( Aseem Kishore insatt eller Asem Kishore raderad(Aseem Kishore Deleted) ), kommer markören att flyttas till exakt den positionen i dokumentet.

dokumentjämförelseord

I mitten ser du dessa ändringar i olika färger. Som standard är allt som är överstruket det som har tagits bort, och allt som är markerat i rött och understruket är det som har lagts till i det reviderade dokumentet. Allt i grönt har flyttats. Var den flyttades från kommer att markeras i grönt med en dubbel genomstrykning, och var den flyttades till kommer att markeras i grönt med en dubbel understrykning, som visas här:

jämför flyttade dokument

Till sist ,(handsidan) till höger ser du originaldokumentet överst och det modifierade dokumentet längst ner. När du rullar det översta dokumentet följer det nedre för att hålla dem synkroniserade. Du kan dock rulla den nedre skärmen oberoende av den övre skärmen.

dokumentvy ord

Utöver denna vy kan du även ta bort båda originaldokumenten från den högra rutan och visa verktygstips istället för att enkelt se ändringarna. För att förstå vad jag menar, klicka på knappen igen Jämföra(Jämför) “, sedan” Visa källdokument»(Visa källdokument) och klicka slutligen på ” Dölj källdokument(Dölj källdokument) » .

dölja källdokument

Klicka nu på ” Visa uppmärkning»(Visa uppmärkning) under ” Spårning(Spårning)” och tryck på ” Bildtexter(Ballonger)” och sedan ” Visa ändringar i länktexter”(Visa revisioner i ballonger).

visa korrigeringar i bildtexter

Nu till höger delar(handsidan) av dokumentet kommer du att se alla versioner med rader som kommer från dokumentet. Detta kan göra det lättare att se alla ändringar om du har många av dem.

revision ballonger ord

Observera att om du bara vill se skillnaderna mellan dokument behöver du inte göra något annat. Om du vill skapa det slutliga dokumentet från dessa två dokument kan du högerklicka på endera ändra och välja(ändra och välj) Att acceptera(Acceptera)” eller “Avvisa”(Avvisa) .

acceptera infogning

När du är klar kan du spara det nya dokumentet med alla dina ändringar. Kombinera dokument(Kombinera dokument) är nästan samma som Jämföra . Om du väljer ” Sammanfoga(Kombinera)”, får du samma dialogruta där du behöver välja originalet och det korrigerade dokumentet.

slå samman word-dokument

När du gör det kommer du att få samma layout som tidigare, där du ser de sammanslagna ändringarna i mitten. Återigen(Om igen) genomstruken text(överstruken text) borttagen, röd understruken text tillagd och grön text flyttad. Bara högerklicka(Högerklicka bara) varje ändring och välj om du vill acceptera eller avvisa varje ändring. När du är klar sparar du det nya sammanslagna dokumentet.

I allmänhet är detta väldigt användbart när du har flera versioner av samma dokument, eller när flera personer redigerar en. word-dokument(Word-dokument) , och du slutar med flera dokument att slå samman till ett. Om du har några frågor, kommentera gärna. Njut av!

Word har två riktigt användbara funktioner som nästan ingen någonsin använder: Jämför dokument och Kombinera dokument. Som deras namn antyder låter funktionerna dig antingen jämföra två Word-dokument mot varandra eller kombinera två tillsammans.

Så när skulle du någonsin behöva använda detta? Tja, om du är som jag har du förmodligen 20 olika versioner av ditt CV sparat på olika platser genom åren. Ibland ändrar jag ett CV något för ett visst företag för att betona en viss färdighet eller ibland har jag lagt till saker och bara sparat en ny kopia.

Hur som helst skulle det vara trevligt att snabbt se skillnaden mellan mitt senaste CV och äldre för att se om det är något jag borde lägga till i det senaste eller eventuellt ta bort. I det här inlägget ska jag visa dig hur du kan använda dessa två funktioner för att snabbt hitta skillnader mellan två dokument och slå samman dem om du vill.

Jämför och kombinera dokument

I mitt exempel ville jag se vad skillnaden var mellan mitt gamla CV skrivet 2007 och det senaste som uppdaterades 2013. För att göra detta, öppna Word, klicka på Recension fliken och klicka sedan på Jämföra.

recensionsfliken jämför

Detta kommer att ta upp Jämför dokument dialogruta där du behöver hämta ditt originaldokument och reviderade dokument.

jämför dokumentalternativ

Längst ner ser du en hel rad med jämförelseinställningar, som du bara kan lämna markerad. Som standard kommer den också att visa alla ändringar i ett nytt dokument, vilket är bättre än att bråka med dina ursprungliga eller reviderade dokument.

revisioner visa word

Ett nytt dokument kommer att öppnas med flera olika sektioner: en rullningsbar lista över revisioner längst till vänster, det kombinerade dokumentet visar alla ändringar i mitten och de två originaldokumenten till höger. Låt oss ta en närmare titt på varje avsnitt.

revisionslistord

Som du kan se här har jag tagit bort några saker och infogat ett par andra textrader. Om du dubbelklickar på någon av rubrikerna (Aseem Kishore insatt eller Aseem Kishore raderad), kommer den att flytta markören till den exakta positionen i dokumentet.

jämförde dokument word

I mitten ser du dessa ändringar i olika färger. Som standard är allt med genomstruken det som har tagits bort och allt som är rött och understruket är det som har lagts till i det reviderade dokumentet. Allt i grönt har flyttats runt. Platsen där den flyttades från kommer att vara dubbel genomstruken grön och platsen dit den har flyttats till kommer att vara dubbel understruken grön som visas här:

jämför flyttade dokument

Slutligen, på höger sida, ser du originaldokumentet högst upp och det reviderade dokumentet nedanför. När du bläddrar i det översta dokumentet följer det nedre med så att de är synkroniserade. Du kan dock rulla den nedre oberoende av den övre skärmen.

dokument vyer word

Utöver denna vy kan du även ta bort båda källdokumenten från den högra rutan och istället visa ballonger för att enkelt se ändringarna. För att se vad jag menar, gå vidare och klicka på Jämföra knappen igen och sedan på Visa källdokument och klicka till sist vidare Dölj källdokument.

dölja källdokument

Klicka nu på Visa uppmärkning knappen under spårning och klicka på Ballonger och då Visa revisioner i ballonger.

visa revideringar i ballonger

På den högra sidan av dokumentet ser du nu alla revisioner med rader som kommer från dokumentet. Detta kan göra det lättare att se alla ändringar om du har många av dem.

revision ballonger ord

Observera att om du bara vill se skillnaderna mellan dokumenten så behöver du verkligen inte göra något annat. Om du vill skapa ett slutdokument från dessa två dokument kan du högerklicka på valfri ändring och välja att Acceptera eller Avvisa.

acceptera införandet

När du är klar kan du spara det nya dokumentet med alla ändringar du gjort. Kombinera dokument är i stort sett exakt samma som Compare. Om du väljer Kombinera får du samma dialogruta där du måste välja original och reviderat dokument.

kombinera dokument word

När du gör det får du samma layout som tidigare där du ser de kombinerade ändringarna i mitten. Återigen tas överstruken text bort, röd understruken text läggs till och grön text har flyttats. Högerklicka bara på varje ändring och välj om du vill acceptera eller avvisa varje ändring. När du är klar sparar du det nya kombinerade dokumentet.

Sammantaget är dessa verkligen användbara för tillfällen när du har flera versioner av samma dokument eller när flera personer redigerar ett Word-dokument och du slutar med flera dokument att kombinera till ett. Om du har några frågor, kommentera gärna. Njut av!