Hur man använder Excels automatiska återställnings- och säkerhetskopieringsfunktioner

Det är alltid en fruktansvärd tragedi när någon förlorar något viktigt de har arbetat med för att de inte sparat sitt dokument ordentligt. Detta händer oftare än du tror Excel- och Word-användare(Excel och Word-användare) !

Lyckligtvis i de två senaste versionerna Microsoft har lagt till många funktioner som hjälper till att minska risken för dataförlust på grund av krascher, strömavbrott, oavsiktliga raderingar etc. En funktion kallas Autoåterställning och den andra, mindre kända, heter automatisk säkerhetskopiering .

I den här artikeln går jag igenom hur du ställer in båda alternativen för att hålla din data så säker som möjligt. Jag skulle också vilja nämna att de senaste versionerna Office tillåter(Office tillåter) spara dokument direkt till OneDrive vilket är ett bra alternativ eftersom du fortfarande kommer att kunna komma åt ditt arbete även om din hårddisk går sönder.

Excel Auto Recovery

Fungera automatisk återställning(Auto Recover-funktionen) är aktiverad som standard och sparar i princip automatiskt dokumentet till en tillfällig plats via angivet tidsintervall(ställ in tidsintervall) . För att visa inställningar automatisk återställning(AutoRecover), klicka på ” Fil”(File) och sedan ” alternativ(Alternativ) ” .

Klick ” Spara(Spara)” i menyn till vänster så ser du alternativet ” Automatisk återställning”(Autoåterställningsalternativ) under ” spara böcker(Spara arbetsböcker) » .

alternativ för automatisk återställning av excel

Standard information om automatisk återställning(AutoRecover-information) sparas var tionde minut. Förutom intervallet excel måste vara inaktiv i 30 sekunder innan data sparas. Dessutom lagras automatiskt sparad information på platsen automatisk fil(AutoRecover-filens plats) återställning specificeras här. Så hur fungerar det? Faktiskt(I grund och botten), låt oss säga att du har ett kalkylblad som det nedan och du sparar det.

Excel-testdata

Anta nu att jag lägger till följande data Excel-kalkylblad och väntar(Excel-kalkylblad och vänta) i cirka 10 minuter utan att spara mitt dokument. Eftersom det automatiskt återställningsintervall(AutoRecover-intervall) är inställt på 10 minuter, du måste vänta minst så länge för att data ska sparas.

Excel-data har lagts till

I mitt fall simulerade jag Excel kraschar(Excel-krasch) genom att öppna Aktivitetshanteraren(task manager) och förstöra excel-processen(Excel-processen) . Efter det öppnade jag igen excel och såg omedelbart alternativet ” Visa återställda filer”(Visa återställda filer) .

visa återställda filer

Om du klickar på den öppnas en lista med filer excel som kan återställas. I mitt fall hade den en källfil som bara hade data i A1 och A2(A1 och A2) och var också Autoåterställd fil(AutoRecovered fil) som inkluderade data som jag inte sparat på disken.

dokumentåterställning

Om du klickar på något av objekten i listan öppnas en annan instans excel En som visar data i just den filen. Sammantaget är detta en riktigt användbar funktion för när du inte har sparat allt ditt arbete, men excel avslutas oväntat.

Den största nackdelen med denna funktion är att automatisk återställningsdata(AutoRecover data) filer lagras på samma hårddisk som din fil, så om något händer med din hårddisk kommer allt att försvinna. Du kan ändra platsen i inställningarna ovan till en separat hårddisk eller till och med till nätverksplats(nätverksplats) som jag starkt rekommenderar.

anteckna det information om automatisk återställning(AutoRecover information) raderas också automatiskt excel i följande fall:

  1. Du sparar filen manuellt eller med filSpara som .
  2. Du stänger fil eller avsluta Excel(arkivera eller avsluta Excel) (oavsett om du sparar filen eller inte)
  3. du stänger av automatisk återställning(AutoRecover) helt eller bara för boken

På detta sätt, när du sparar filen, blir den av med den automatisk återställningsdata(AutoRecover data) . Dessutom, om du stänger manuellt excel och väljer att inte spara data, automatisk återställningsdata(AutoRecover data) kommer att raderas. Bara(Bara) ha det i åtanke när du använder den här funktionen. Om du aktiv Excel-användare(Excel-användare), skulle jag föreslå att du installerar automatiskt återställningsintervall(AutoRecover-intervall) med cirka 2 eller 3 minuter istället för 10.

Automatisk säkerhetskopiering

En annan funktion som inte många känner till är automatisk säkerhetskopiering . För att använda den måste du först spara filen att navigera till dialog ruta ” (dialog ruta)Spara(Spara) » . Om du redan har en sparad Excel-dokument(Excel-dokument), gå till ” Fil”(File) , sedan ” Spara som(Spara som) ” och välj en plats. När du gör detta öppnas en dialogruta. Spara som(Spara som).”

spara som excel

I dialogrutan klickar du på ” Verktyg(Verktyg) “, som finns till vänster om knappen” Spara “. (Spara) Du kommer att se flera alternativ, varav ett är ” Vanliga parametrar(Generella val) ” . När du klickar på den kommer ett litet fönster upp med fler alternativ.

allmänna sparalternativ

Gå vidare och markera rutan Skapa alltid en säkerhetskopia(Skapa alltid säkerhetskopia) . Klicka på OK(Klicka OK)”, och nu när du sparar filen, filen Excel backup(Excel-säkerhetskopia) kommer också att skapas med en .XLK-tillägg. Observera att första gången du gör detta kommer filerna att vara exakt likadana. Om du gör ändringar i originalfilen och sedan sparar den igen, backup-fil(säkerhetskopieringsfil) förblir densamma (originaldata). Dock på tredje räddningen backup-fil(säkerhetskopieringsfil) kommer att uppdateras med information före den andra lagringen.

Faktiskt, backup-fil(säkerhetskopieringsfil) är alltid en version efter den aktuella versionen. Så om du gjorde en massa ändringar, sparade en fil och sedan ville gå tillbaka till en version som inte hade dessa ändringar, kunde du bara öppna backup-fil(backup-fil) .

Filen sparas på samma plats som originalfilen och det verkar inte finnas något sätt att ändra det. Den här funktionen ökar inte säkerheten för ditt dokument, men den är användbar under vissa omständigheter.

Vi hoppas att införandet av dessa säkerhetskopierings- och återställningsfunktioner(säkerhetskopierings- och återställningsfunktioner) i excel kommer att skydda dig från att förlora viktig data. Det är alltid en bra idé att använda molnlagring (t.ex. OneDrive ) som ett tillägg skyddsnät(skyddsnät) i händelse av ett katastrofalt datorfel. Om du har några frågor, kommentera gärna. Njut av!

Det är alltid en fruktansvärd tragedi när någon förlorar något viktigt de arbetade med för att de inte sparat sitt dokument ordentligt. Detta händer oftare än du tror för Excel- och Word-användare!

Som tur är har Microsoft lagt till många funktioner i de senaste versionerna som hjälper till att minska risken för att förlora data på grund av krascher, strömavbrott, oavsiktliga raderingar, etc. En funktion kallas AutoRecover och den andra, mindre allmänt kända funktionen, kallas AutoBackup.

I den här artikeln kommer jag att prata om hur du konfigurerar båda alternativen så att din data är så säker som möjligt. Jag skulle också vilja nämna att de senaste versionerna av Office tillåter dig att spara dokument direkt till OneDrive, vilket är ett bra alternativ att överväga eftersom du fortfarande kommer att kunna komma åt ditt arbete även om din hårddisk går sönder.

Excel AutoRecover

Funktionen för automatisk återställning är aktiverad som standard och sparar i princip ditt dokument automatiskt på en tillfällig plats efter ett visst tidsintervall. För att se inställningarna för automatisk återställning, klicka på fil och då alternativ.

filalternativ excel

Klicka på Spara i menyn till vänster så ser du alternativet Autoåterställning under Spara arbetsböcker.

autoåterställningsalternativ excel

Som standard sparas information om automatisk återställning var tionde minut. Utöver intervallet måste Excel vara inaktivt i 30 sekunder innan data sparas. Den automatiskt sparade informationen sparas också i AutoRecover filplats listas här. Så hur fungerar det? I grund och botten, låt oss säga att du har ett kalkylblad som det nedan och du har det sparat.

testdata excel

Låt oss nu säga att jag lägger till följande data i Excel-kalkylarket och väntar cirka 10 minuter utan att spara mitt dokument. Eftersom AutoRecover-intervallet är inställt på 10 minuter måste du vänta minst så länge på att data ska sparas.

tillagd data excel

I mitt fall simulerade jag en Excel-krasch genom att öppna aktivitetshanteraren och döda Excel-processen. Efter det öppnade jag Excel igen och såg omedelbart ett alternativ som hette Visa återställda filer.

visa återställda filer

Om du klickar på det kommer det upp en lista över Excel-filer som kan återställas. I mitt fall hade den originalfilen, som bara hade data i A1 och A2, och den hade också den autoåterställda filen, som inkluderade data som jag inte hade sparat på disken.

dokumentåterställning

Om du klickar på något av objekten i listan öppnas en annan instans av Excel som visar data i den specifika filen. Sammantaget är detta en riktigt användbar funktion för de tillfällen då du inte sparat allt ditt arbete, men Excel slutar oväntat.

Den stora nackdelen med den här funktionen är att AutoRecover-data lagras på samma hårddisk som din fil, så om något händer med din hårddisk kommer allt att vara borta. Du kan ändra platsen i inställningarna ovan till en separat hårddisk eller till och med till en nätverksplats, vilket jag starkt rekommenderar.

Observera att AutoRecover-information också raderas automatiskt av Excel under följande omständigheter:

  1. Du sparar filen manuellt eller med hjälp av filSpara som.
  2. Du stänger filen eller avslutar Excel (oavsett om du sparar filen eller inte)
  3. Du stänger av AutoRecover helt eller för bara arbetsboken

Så i princip, när du sparar filen, blir den av med AutoRecover-data. Dessutom, om du manuellt avslutar Excel och väljer att inte spara data, kommer det att radera AutoRecover-data. Tänk bara på det när du använder den här funktionen. Om du är en tung Excel-användare, skulle jag föreslå att ställa in AutoRecover-intervallet till något som 2 eller 3 minuter istället för 10.

automatisk säkerhetskopiering

En annan funktion som inte många verkligen känner till är AutoBackup. För att använda den måste du först gå och spara din fil för att komma till Spara dialog ruta. Om du redan har ett sparat Excel-dokument, gå till fil och då Spara som och välj en plats. När du gör detta kommer det att ta upp Spara som dialog.

spara som excel

Klicka på i dialogrutan Verktyg knappen som är till vänster om Spara knapp. Du kommer att se ett par alternativ, varav ett är Generella val. När du klickar på det kommer ett litet fönster upp med några fler alternativ.

allmänna sparalternativ

Gå vidare och kontrollera Skapa alltid backup låda. Klicka på OK och nu när du sparar filen skapas även en säkerhetskopia av Excel med filtillägget .XLK. Observera att första gången du gör detta kommer filerna att vara exakt likadana. Om du gör ändringar i originalfilen och sedan sparar den igen, kommer säkerhetskopian fortfarande att förbli densamma (originaldata). Tredje gången du sparar den kommer säkerhetskopian dock att uppdateras med information fram till den andra sparandet.

I grund och botten är säkerhetskopian alltid en version efter den aktuella versionen. Så om du gjorde en massa ändringar, sparade din fil och sedan ville gå tillbaka till versionen som inte hade dessa ändringar, kunde du bara öppna säkerhetskopian.

Filen sparas på samma plats som originalfilen och det verkar inte finnas något sätt att ändra det. Den här funktionen ger inte en hel del säkerhet till ditt dokument, men det är bra under vissa omständigheter.

Att aktivera dessa säkerhetskopierings- och återställningsfunktioner i Excel kommer förhoppningsvis att rädda dig från att förlora viktig data. Det är alltid ett bra alternativ att använda molnlagring (som OneDrive) som ett extra skyddsnät ifall din dator skulle misslyckas. Om du har några frågor, kommentera gärna. Njut av!

Relaterade Artiklar

Back to top button